Glosario Archivistico

CAJA:

Se utiliza para guardar documentos, con la finalidad de conservarlos en buen estado físico.

CANTIDAD:

Se refiere al número de unidades o de folios que conforman la sección o serie y pieza documental respectivamente y el número de metros lineales que ocupan en la estantería. Forma parte de los caracteres externos de la documentación.

CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS:

Atributos de los documentos que permitirán organizarlos adecuadamente.

CARACTERES
EXTERNOS:

Los que se refieren a la materialidad del documento y pueden distinguirse: 1) clase y tipo, 2) formato (volúmenes, unidades archivables, sistemas de ordenación, 3) forma (original, copias) y cantidad.

CARACTERES
INTERNOS:

Son aquellos que corresponden a: 1) entidad productora, 2) origen funcional (funciones, actividad y trámite), 3) fecha y lugar de producción (data crónica y tópica) y 4) contenido (fechas, personas, lugares, cosas, fenómenos).

CARATULA:

Cubierta de papel o de cartulina que protege a un documento.

CARTOGRÁFICO:

Relacionado con los mapas o cartas geográficas o con la cartografía. Arte de trazar mapas.

CARTOGRAMA:

Mapa simplificado, generalmente deformado, que ilustra un fenómeno referente a producción, consumo, escalas diversas.

Cartograma de población/superficie mundial

Fuente: Mark Newman

CARTULARIO:

En algunos archivos, libro becerro. Libro registro en que se inscribían las cartas, títulos, actas de donación, de venta, etc., relativo a un monasterio o capítulo.

Cartulario de papel del siglo XVI cumplimentado por Domenico Ranaldi,

ARCHIVO SECRETO VATICANO / http://asv.vatican.va/es/visit/p_nob/doc_cart_AdrianoIV.htm

CARPETA:

Forro de cartulina que se utiliza para proteger un documento y darle unidad (separándolo de otros).

CASSETTE:

Cinta magnética compacta que se utiliza en los equipos de grabación de audio (sonido) y video.

CATALOGO:

(1) Instrumento que describe en forma individualizada y pormenorizada. las piezas o unidades archivísticas de un conjunto documental, incluyendo caracteres internos y externos de los documentos. (2) .- Instrumento de consulta en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales seleccionadas de uno o varios fondos y relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal, o por criterio subjetivo establecido de antemano.

CATALOGO EXPOSCIÓN:

CATEGORÍA DEL FONDO:

Rango del fondo determinado por su valor informativo y científico histórico, su plenitud, el lugar e importancia de la institución o persona formadora del mismo.

CÉDULA:

(1) Documento. Papel o pergamino destinado a extenderlo. (2) Ficha de catálogo. // PERSONAL Documento que, hace unos lustros, se obtenía anualmente mediante el pago de un impuesto y servía para acreditar la personalidad. // DE PREEMINENCIAS Certificación que se daba a los funcionarios que, habiendo servido durante mucho tiempo un empleo, tenían que dejarlo por enfermedad o por otra causa justa. // REAL Despacho firmado por el rey concediendo alguna merced o dictando una disposición concerniente a la persona a quien se entregaba. Despacho del rey, en que se concedía una gracia o se tomaba alguna providencia. // Pedazo de papel o pergamino escrito en él alguna cosa. Documento en que se reconoce alguna deuda u otras obligaciones.

CENSO:

(1) Padrón o lista que los censores romanos hacían de las personas y haciendas.(2) Padrón o lista de la población o riqueza de una nación o pueblo. Contribución o tributo que entre los antiguos romanos se pagaba por cabeza, en reconocimiento de vasallaje y sujeción.. Por extensión Pensión que anualmente pagaban algunas iglesias a su prelado por razón de superioridad u otras causas. (3) Registro general de ciudadanos con derecho de sufragio activo.

CENSO-GUÍA:

Documento de control que recoge la mayor cantidad de datos de los fondos documentales, sus locales y del personal de archivos.

CERTIFICADO:

Documento público o privado que afirma, asegura o da por cierta determinada cosa. Los primeros deben ser otorgados por las autoridades en forma de acta pública.

CESE:

(1) Formalidad oficial con que se declara. el cese. Diligencia o escrito con que se hace constar. (2) Nota que se pone en las listas de los que gozan sueldos de la hacienda pública o Documento que se expide para que desde aquel día se supriman el pago de alguna designación.

CICLO:

(1) Período de tiempo que se considera completo desde cierto punto de vista. (2) Serie de acciones, acontecimientos o fenómenos que se suceden hasta uno desde el cual vuelven a repetirse en el mismo orden. (3) Espacio de tiempo o serie de años, transcurridos los cuales se recomienza el cómputo. // DOCUMENTAL Es la estructura física del documento. (soporte.) // VITAL DE LOS DOCUMENTOS Tiempo de vida que tienen los Documentos, desde el momento de su gestación hasta el expurgo o selección que determina su conservación permanente. Es el proceso del documento que estudia desde el momento de gestación pasando por el nacimiento, el crecimiento y la muerte hasta su conservación permanente o no .Es tópico, obligado de todos los autores de temas archivísticos. En general, las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo descrecimiento del valor de los documentos. // VITAL DE LOS DOCUMENTOS POR LA VIGENCIA El C.V.D. por la vigencia se basa en las edades de los documentos o fuerza que tiene un documento para ordenar o prohibir (si es dispositivo), para probar y dar fe (si es testimonial), para informar (si es noticioso). Una de sus ventajas es poder establecer la fecha exacta (día, mes, año), en que se inicia y concluye cada edad o momento del Ciclo Vital, otra es la utilidad para saber ubicar los documentos en relación al usuario. En el planteo del Ciclo Vital basado en la cantidad de uso o actividad se dividen las edades en: primera o activa, segunda o semiactiva y tercera o inactiva. A su vez a estas edades le corresponden dos momentos a la primera y la segunda y una fase a la tercera.

CINTA:

Película de celuloide que contiene imágenes

CINTA MAGNETICA:

Película flexible con revestimiento ferromagnético que sirve para la grabación magnética.

CLASE AUDIOVISUAL:

Es aquella clase en la cual se encuentran los documentos audiovisuales, tales como fotos, filmes, diapositivas. cassettes, y otros de su misma naturaleza.

CLASE DOCUMENTAL:

Es el medio o soporte por el cual se transmite el mensaje. Podemos distinguir por su clase los documentos textuales, gráficos. audiovisuales y legibles por máquina

CLASE GRAFICA:

Es aquella clase documental en la cual se encuentran los mapas. planos y croquis.

CLASE TEXTUAL:

Es aquella clase en la cual se encuentran los documentos textuales tanto manuscritos como mecanografiados.

CLASIFICACION:

Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y series, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta la estructura orgánica de la institución.

CLASIFICACION POR ACCIONES:

Es el sistema de clasificación donde los elementos primordiales a tomar en cuenta son las actividades sustantivas y facilitativas.

CLASIFICACION POR ASUNTOS O MATERIAS:

Es el sistema de clasificación donde el elemento primordial será el asunto al que obedece el contenido sustantivo del documento.

CLASIFICACION POR ESTRUCTURA ORGANICA:

Es aquel sistema en el cual los documentos son agrupados tal y como fueron producidos, reflejando claramente la organización de las instituciones, con todos sus departamentos, secciones o unidades administrativas, respetando así el principio de procedencia.

CODIFICACIÓN:

Número que se asigna a los documentos para identificarlos y localizarlos en los depósitos.

CÓDIGO:

Signos convencionales a los que se les asigna una determinada materia o asunto y que se utilizan para la clasificación, identificación y localización de documentos.

CÓDIGO DE BARRAS:

Serie de datos numéricos o alfanuméricos codificados en forma de líneas o barras finas y gruesas, que sirve para identificar un producto o un objeto. El código se descifra utilizando un lápiz luminoso de fibra óptica para la lectura. En las bibliotecas automatizadas, se suelen equipar con códigos de barras los documentos y los carnets de los lectores

COLA:

Solución gelatinosa que se emplea como adhesivo y en la preparación de una superficie -soporte para imprimir y pintar. Translúcida y pegajosa, se hace generalmente cociendo raeduras de pieles, huesos, tendones y cartílagos, de piel, de bovinos, de conejo, de pergamino -cordero-, y de peces -esturión-). También hay colas de origen vegetal como la goma arábiga y almidones que se emplean principalmente en la restauración de textiles y papeles.

COLECCION:

Reunión artificial de documentos formada por un individuo, familia o institución.

http://www.sorli-ediciones.com/tabulamericae.htm

COMISION NACIONAL DE SELECCION y ELIMINACION DE DOCUMENTOS:

Órgano asesor de la Dirección General de Archivo Nacional, instituido por la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, para emitir criterios de valoración en cuanto a los documentos de conservación permanente.

COMPETENCIA:

Se refiere a las atribuciones de las entidades y sus unidades administrativas. Importantes de conocer para la clasificación de un fondo documental.

CONFIDENCIAL:

Documentos que no pueden ser divulgados a todos los usuarios (por motivos políticos, morales, de seguridad, etc.).

CONSERV ACION:

El mantenimiento de los documentos en buenas condiciones físicas, a fin de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:

Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.

CONSERVACIÓN PREVENTIVA:

(1) Cualquier acción tendiente a disminuir el posible deterioro de un objeto. (2) Conjunto de acciones de la conservación o cuidado de las colecciones dirigidas a evitar al máximo que las condiciones medioambientales y de riesgo que puedan causar daño al objeto. Ej: Reducir la luminosidad en una exposición de documentos.

CONSERVACIÓN CURATIVA:

Conjunto de acciones tendientes a corregir el deterioro físico o químico de los fondos y colecciones.

CONSULTA:

Acción de buscar la información contenida en los documentos.

CONTENIDO SUSTANTIVO:

Es el asunto o tema central de la información contenida en el documento.

COPÍA:

Todo documento que no es original, sino réplica del mismo

COPIA AUTENTICA:

Es aquella copia que se autentica legalmente, también se conoce como copia certificada.

COPIA DE SEGURIDAD:

Reproducción en microformas de los documentos de valor especial, por si estos se perdieran o dañaran.

CORCHETE:

Signo que se usa en la trascripción de documentos [ ].

CORRESPONDENCIA:

Tipo documental. Intercambio escrito de cartas, que pueden ser internas o externas.

CUADRO DE CLASIFICACION:

Conjunto de normas o procedimientos integrados por un manual sobre la clasificación de un fondo documental.

Ejemplo de un cuadro de clasificción Achivo Nacional Costa Rica

CUSTODIAR:

Guardar y cuidar un bien documental.