Glosario Archivistico

ABREVIATURA:

Representación de las palabras en la escritura con una o varias de sus letras.

ABSTRACT:

Voz inglesa. Extracto - Resumen.

ACÁPITE:

(Del lat. a capĭte, desde el principio). (1) Encabezamiento, título de un capítulo o de una parte independiente de un escrito. (2) Texto breve, posterior al título, que aclara el contenido del artículo que encabeza.

ACCESIBILIDAD:

(1) Que se pueda accesar a los documentos y a la información que contienen con rapidez y facilidad. (2) Al hablar de accesibilidad Web se está haciendo referencia a un diseño Web que va a permitir que estas personas puedan percibir, entender, navegar e interactuar con la Web, aportando a su vez contenidos. La accesibilidad Web también beneficia a otras personas, incluyendo personas de edad avanzada que han visto mermadas sus habilidad a consecuencia de la edad.

Guía Breve
de Accesibilidad Web

ACCESO RESTRINGIDO:

Limitación en la consulta de ciertos documentos, que por su confidencialidad, antigüedad o gran valor, no se ponen al servicio de cualquier persona sino sólo de los estudiosos que prueban la seriedad de su investigación o están debidamente acreditados por una universidad u otra entidad.

ACERVO DOCUMENTAL:

Conjunto de documentos que se custodian en una institución.

ACIDEZ DEL PAPEL:

Fenómeno que se produce cuando los documentos se encuentran en el depósito a merced de altas temperaturas, con incidencia de la luz solar o artificial lo que hace que el papel pierda la humedad propia por lo que se reseca, se quiebra y se torna amarillento.

http://www.museosantelmo.com/

ACTIVIDADES FACILITATIVAS:

Son las actividades administrativas y de apoyo que realizan las instituciones para cumplir con sus objetivos. A estas actividades también se les llama actividades administrativas.

ACTUARIO

Funcionario auxiliar judicial que da fe en los autos judicialae y/o procesales

ACORDEÓN:

Conjunto de carpetas con índices alfabéticos o numéricos o registradores en los que se ordenan Documentos para clasificación o archivo.

ADMINISTRACION:

Ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es fácil lograr.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS:

Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los Archivos. Es función archivística la gestión de documentos desde su creación hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.

ADVERACION

Antiguamente se refería a una Certificación o a un Documento en que se certificaba algo.

AGRUPACIONES

Se aplica particularmente a una reunión de personas que se asocian con un propósito o por características comunes. Alternando con asociación y sociedad, forma parte muchas veces del nombre propio de esas asociaciones. // ARTIFICIALES. Están compuestas por las denominadas colecciones documentales y secciones ficticias, teniéndolas en cuenta para esta clasificación en cuanto a que son agrupaciones documentales que, con cierta frecuencia, se encuentran en los archivos. // DOCUMENTALES. Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, atendiendo a su formación original, y artificiales, atendiendo a situaciones subjetivas. Entre las primeras: el fondo, la sección, la serie, la unidad archivística. Entre las segundas: las denominadas secciones ficticias y las colecciones. // NATURALES. Son las que se dan escalonadamente, en atención a su origen.

AGRUPAR

Formar un grupo o grupos con ciertas cosas. Es la operación de clasificar y ordenar Documentos escritos o cualquier otro material de acuerdo con el sistema implantado.

ALA:

Asociación Latinoamericana de Archivos.Creada en Lima el 6 de abril de 1973, es una entidad de carácter profesional y cultural, sin ánimo de lucro, que busca servir como ente promotor del desarrollo archivístico de los paises de lengua española y portuguesa de América Latina, España y Portugal.

ALBALÁ

Antiguamente, cualquier documento público o privado. (1) Cédula real en que se realizaba la conceción de una merced u ordenanza. (2) Documento público o privado en que se hacía constar algo.

Fragmento de la Real Cédula fechada en Barcelona a 28 de mayo de 1493, autorizando al Almirante Cristobal Colon para nombrar persona que en su ausencia pueda expedir cartas y provisiones en nombre y con el sello de los Reyes

ÁLBUM:

(1) Conjunto de hojas encuadernadas, generalmente con pastas decoradas, destinado a coleccionar fotografías, sellos y también autógrafos, composiciones breves, etc. (2) Libro en blanco cuyas hojas se llenan con versos, sentencias, piezas de música, fotografías, firmas, retratos, etc. del latín álbum, blanco, por la capa de albayalde con que cubrían la tabla en que se escribían con tinta negra. (3). Entre los antiguos Romanos, anales de los pontífices y de los pretores, en los que anotaban día por día los principales sucesos del año. Dejaron de llevarse hacia el año 633 de Roma, tabla enyesada, en las que se escribían las disposiciones oficiales.

ALCABALA

(1) Antiguamente t ributo del tanto por ciento que se pagaba al fisco. (2) Impuesto de circulación que se exigía por el precio de los bienes muebles y raíces vendidos y permutados.

ALCALINIDAD DEL PAPEL:

Fenómeno que se produce cuando el documento se encuentra en el depósito a merced de bajas temperaturas, y de malas condiciones del local (goteras, derrames de agua) por lo que el documento absorbe humedad por lo que se debilita, pulveriza y aparecen bacterias y hongos.

ALEGATO

(1) Documento o discurso en que se expone razonadamente un argumento. (2) Documento que presenta el abogado de cualquiera de las partes, fundamentando las razones, pruebas y hechos en que se funda el derecho cuyo reconocimiento pretende.

ALFABÉTICA

Es aquella ordenación por la cual se orientan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales de las terminologías escogidas como representativas de su información.

ALFARDA

(1) Cierto adorno que usaban antiguamente las mujeres. (2) Antiguamente impuesto que pagaban los moros y judíos en los reinos cristianos. (3) Antiguamente canon que se pagaba por el aprovechamiento del agua de riego.

ALMACENAMIENTO

Reunión de documentos en un núcleo determinado que corresponde al previo ordenamiento sistemático.

AMPLIAR:

Reproducir una imagen, en mayor tamaño que la original.

ANALES:

(1) Relación ordenada de los hechos o acontecimientos, año por año. (2) Publicación periódica que contiene actas, documentos históricos, y piezas diversas relativas a determinada materia o a un acontecimiento , generalmente de carácter científico.

ANALIZAR;

Estudiar o examinar algo, separando o considerando por separado sus partes. Hacer un exámen de algo.

ANAQUEL:

Tabla horizontal que se encuentra entre los parales verticales de una estantería donde se colocan los documentos de archivo.

ANTEDATA:

Fecha falsa o anterior a la verdadera, que se encuentra en un documento.

APLICACIÓN:

Programa utilizado para realizar un determinado tipo de trabajo. En Conservación de los documentos.

APODERADO

Se aplica al que tiene poderes de otra persona para representarla. Es la persona que, mediante autorización otorgada por una persona (física o jurídica) ante escribano o notario público, actúa en nombre de otra, dentro de las facultades especificadas en el poder, que es el documento que habilita para tal fin, propiamente dicho. Los actos ejercidos por el apoderado dentro de sus atribuciones obligan al mandante como si fuesen ejecutados por el mismo.

ÁRBOL

(1)Diagrama que sirve para mostrar o exponer determinados procesos administrativos.
	technet.microsoft.com

ÁRBOL genealógico

Cuadro descriptivo, desarrollado generalmente en forma semejante a un árbol, de la ascendencia o descendencia de una persona. // Genealogía de alguien.

ARCHIVAR:

(1) Guardar documentos en un archivo. Por extensión, dar por terminado un expediente o asunto o dejar de ocuparse de él. (2)Acción de colocar ordenadamente en un expediente, previa su glosa, los Documentos que lo forman. Guarda de expedientes en los archivadores.

ARCHIVADOR:

(1 ) Muebles metálicos o de madera de una o más gavetas para archivar documentos. (2) Persona que archiva.

Modelos de archivadores

ARCHIVALIA:

(1) Documentación que ha sido producida en función de las actividades de una entidad, la cual ha perdido vigencia administrativa, y se conserva para fines de investigación histórica-cultural. (2)Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes los conceptos de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia a separarlos como distintos. El archivo es la institución que tiene por objeto conservar debidamente clasificados, los Documentos y papeles que constituyen su fondo y la archivalía, en cambio comprende toda la documentación producida y recibida por el archivo (escritos, cartas, dibujos, mapas planos, películas, discos.) desplazando asi los valores aportados por la Diplomática. (3) Patrimonio documental.

ARCHIVERO

Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como técnico en él.

ARCHIVISTA:

Profesional que tiene a su cargo un archivo o sirve como técnico en él.

ARCHIVISTICA:

Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y Documentos que ahí se conservan

ARCHIVO:

Son las entidades o secciones de entidades que reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la Administración y para la investigación.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO:

Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual pertenecen. Llamados récords por los ingleses y registratur por los alemanes, archivos que, a su vez, pueden ser archivos corrientes o en formación y archivos de depósito;

ARCHIVO CENTRAL:

(1) Archivo que pertenece a una entidad y que conserva, organiza y facilita los documentos de esa entidad. (2) Archivo administrativo que pertenece a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado e instituciones en que se justifique por las dimensiones de su aparato administrativo. Es fuente de completamiento del Archivo Nacional.

ARCHIVO ECLESIASTICO:

El que conserva los documentos producidos por la Iglesia

ARCHIVO FINAL:

Archivo que conserva en forma permanente la documentación de valor científico-cultural, que constituye el patrimonio documental de la Nación.

ARCHIVO DE GESTION:

(1) Es aquel que reúne documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa. (2) Son los archivos de las divisiones, departamentos o secciones de los poderes Legislativo, Judicial, Ejecutivo, Consejo de Gobierno, instituciones descentralizadas, municipalidades, empresas del Estado y otros entes públicos y privados.

ARCHIVO HISTÓRICO:

El que conserva la documentación de valor permanente.

ARCHIVO INTERMEDIO:

Ente de descongestionamiento de los documentos que produce la administración y se constituye en una institución intermedia entre los archivos administrativos y el archivo final.

ARCHIVO NOTARIAL:

Archivos que surgen como resultado de las actividades de los Notarios. También se les conoce como Archivos de Protocolos.

ARCHIVOLOGÍA

La ciencia que estudia la naturaleza y la teoria, la planificación y la terminologíade los archivos, así como su formación, los principios de su conservación y organización y los medios de su utilización.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS:

Son archivos administrativos, los archivos de gestión y los archivos centrales de las instituciones.

ARCHIVO PARTICULAR:

Son aquellos archivos que conservan un conjunto de documentos producidos o pertenecientes a personas naturales.

ARCHIVOS PRIVADOS:

Son los archivos que custodian documentos producidos por organizaciones de carácter privado.

ARCHIVOS PUBLICOS:

Son los archivos formados en las instituciones del Estado.

ARMONIAL:

Libro donde están catalogados y registrados los escudos de armas de la administración, nación, provincia o familia.

ASESORIA:

Lineamientos que se dan a los Archivos pertenecientes al sistema, en cuanto a la conservación, organización y facilitación de sus documentos.

ASUNTO:

Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o Documento.

ASIENTO:

(1) Realtivo a entrada descriptiva de los documentos. (2) Inscripciones que se hacen en las cubiertas de los expedientes o documentos, engomados, o cintas y cédulas de catálogos, con datos acerca del asunto o material de que tratan los Documentos, así como su clasificación. (3) Relativo al registro escrito de una operación, referencia o hecho, en un documento, que, generalmente, está revestido de determinadas formalidades especificadas por una ley u otras disposiciones dictadas por autoridad competente

ATADO:

( 1) Documentos atados. Paquete conteniendo Documentos. (2) Colección de Documentos que forman parte de un expediente.

ATESTADO:

Documento oficial en el que una autoridad da fe de algún hecho o en el que se relata algo.

ATRIL:

Mueble en forma de plano inclinado que sirve para poner los documentos y que permite leerlos con mayor comodidad. Puede ser de madera, metal o acrílico.

Atril con iluminación

AUDIOVISUAL:

(1) Relativo a la vista y al oído conjuntamente. (2) Relativo a los métodos de información, comunicación y enseñanza que utilizan la representación de imágenes, películas y registros sonoros.

AUTENTICAR:

Legitimar o legalizar; una firma o un documento. Es el procedimiento por el cual se valida un acto celebrado en otra jurisdicción, o en otro país (legalizar), o mediante el que se da fuerza aprobatoria a un instrumento privado en juicio.

AUTENTIFICACIÓN DE FIRMA:

Procedimiento notarial por el cuál se da fe de la autenticidad de la firma; se utiliza particularmente para efectos de la tramitación.

AUTOGRAFO-A

Aplicase al escrito de mano de su propio autor.

AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS:

Consiste en la utilización de equipos y sistemas automáticos para procesar la información contenida en los documentos o bien sus auxiliares e instrumentos descriptivos.

AUTORÍA:

Atributo de calidad de autor de una obra o escrito.

AUTOS:

Proceso de alguna causa o pleito, o el conjunto de piezas de que la causa o pleito se compone, esto es, la reunión o conjunto de la demanda, emplazamiento, traslado, contestación, alegación, instrumentos probatorios, demás pruebas, sentencias, recursos, y demás trámites que forman el juicio.

AUXILIAR DESCRIPTIVO:

Es el documento resultante de los análisis documentales y representará los distintos aspectos para la evaluación de Documentos, el cual nos conducirá a una selección adecuada.

AVAL:

Refierese a Garantía. Firma puesta al pie de un documento de crédito para comprometerse a su pago en caso de no hacerlo el obligado a ello. // Documento en que se expresa una garantía.