Glosario Archivistico

CAJA:

Se utiliza para guardar documentos, con la finalidad de conservarlos en buen estado físico.

CANTIDAD:

Se refiere al número de unidades o de folios que conforman la sección o serie y pieza documental respectivamente y el número de metros lineales que ocupan en la estantería. Forma parte de los caracteres externos de la documentación.

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

Indicativo de la cantidad de documentos que pueden almacenarse en un depósito, se expresa en metros lineales o cúbicos

CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS:

Atributos de los documentos que permitirán organizarlos adecuadamente.

CARACTERES
EXTERNOS:

Los que se refieren a la materialidad del documento y pueden distinguirse: 1) clase y tipo, 2) formato (volúmenes, unidades archivables, sistemas de ordenación, 3) forma (original, copias) y cantidad.

CARACTERES
INTERNOS:

Son aquellos que corresponden a: 1) entidad productora, 2) origen funcional (funciones, actividad y trámite), 3) fecha y lugar de producción (data crónica y tópica) y 4) contenido (fechas, personas, lugares, cosas, fenómenos).

CARATULA:

Cubierta de papel o de cartulina que protege a un documento.

CARTOGRÁFICO:

Relacionado con los mapas o cartas geográficas o con la cartografía. Arte de trazar mapas.

CARTOGRAMA:

Mapa simplificado, generalmente deformado, que ilustra un fenómeno referente a producción, consumo, escalas diversas.

Cartograma de población/superficie mundial

Fuente: Mark Newman

CARTULARIO:

En algunos archivos, libro becerro. Libro registro en que se inscribían las cartas, títulos, actas de donación, de venta, etc., relativo a un monasterio o capítulo.

Cartulario de papel del siglo XVI cumplimentado por Domenico Ranaldi,

ARCHIVO SECRETO VATICANO / http://asv.vatican.va/es/visit/p_nob/doc_cart_AdrianoIV.htm

CARPETA:

Forro de cartulina que se utiliza para proteger un documento y darle unidad (separándolo de otros).

CASSETTE:

Cinta magnética compacta que se utiliza en los equipos de grabación de audio (sonido) y video.

CATALOGO:

(1) Instrumento que describe en forma individualizada y pormenorizada. las piezas o unidades archivísticas de un conjunto documental, incluyendo caracteres internos y externos de los documentos. (2) .- Instrumento de consulta en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales seleccionadas de uno o varios fondos y relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal, o por criterio subjetivo establecido de antemano.

CATALOGO EXPOSCIÓN:

CATEGORÍA DEL FONDO:

Rango del fondo determinado por su valor informativo y científico histórico, su plenitud, el lugar e importancia de la institución o persona formadora del mismo. (veáse categoría documental)

CATEGORIA DOCUMENTAL

Se refiere a la jerarquía de las unidades de descripción en el cuadro de clasificación del fondo. Coincide con los niveles de organización de la entidad productora

CÉDULA:

(1) Documento. Papel o pergamino destinado a extenderlo. (2) Ficha de catálogo. // PERSONAL Documento que, hace unos lustros, se obtenía anualmente mediante el pago de un impuesto y servía para acreditar la personalidad. // DE PREEMINENCIAS Certificación que se daba a los funcionarios que, habiendo servido durante mucho tiempo un empleo, tenían que dejarlo por enfermedad o por otra causa justa. // REAL Despacho firmado por el rey concediendo alguna merced o dictando una disposición concerniente a la persona a quien se entregaba. Despacho del rey, en que se concedía una gracia o se tomaba alguna providencia. // Pedazo de papel o pergamino escrito en él alguna cosa. Documento en que se reconoce alguna deuda u otras obligaciones.

CENSO:

(1) Padrón o lista que los censores romanos hacían de las personas y haciendas.(2) Padrón o lista de la población o riqueza de una nación o pueblo. Contribución o tributo que entre los antiguos romanos se pagaba por cabeza, en reconocimiento de vasallaje y sujeción.. Por extensión Pensión que anualmente pagaban algunas iglesias a su prelado por razón de superioridad u otras causas. (3) Registro general de ciudadanos con derecho de sufragio activo.

CENSO-GUÍA:

Documento de control que recoge la mayor cantidad de datos de los fondos documentales, sus locales y del personal de archivos.

CERTIFICADO:

Documento público o privado que afirma, asegura o da por cierta determinada cosa. Los primeros deben ser otorgados por las autoridades en forma de acta pública.

CESE:

(1) Formalidad oficial con que se declara. el cese. Diligencia o escrito con que se hace constar. (2) Nota que se pone en las listas de los que gozan sueldos de la hacienda pública o Documento que se expide para que desde aquel día se supriman el pago de alguna designación.

CICLO:

(1) Período de tiempo que se considera completo desde cierto punto de vista. (2) Serie de acciones, acontecimientos o fenómenos que se suceden hasta uno desde el cual vuelven a repetirse en el mismo orden. (3) Espacio de tiempo o serie de años, transcurridos los cuales se recomienza el cómputo. // DOCUMENTAL Es la estructura física del documento. (soporte.) // VITAL DE LOS DOCUMENTOS Tiempo de vida que tienen los Documentos, desde el momento de su gestación hasta el expurgo o selección que determina su conservación permanente. Es el proceso del documento que estudia desde el momento de gestación pasando por el nacimiento, el crecimiento y la muerte hasta su conservación permanente o no .Es tópico, obligado de todos los autores de temas archivísticos. En general, las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo descrecimiento del valor de los documentos. // VITAL DE LOS DOCUMENTOS POR LA VIGENCIA El C.V.D. por la vigencia se basa en las edades de los documentos o fuerza que tiene un documento para ordenar o prohibir (si es dispositivo), para probar y dar fe (si es testimonial), para informar (si es noticioso). Una de sus ventajas es poder establecer la fecha exacta (día, mes, año), en que se inicia y concluye cada edad o momento del Ciclo Vital, otra es la utilidad para saber ubicar los documentos en relación al usuario. En el planteo del Ciclo Vital basado en la cantidad de uso o actividad se dividen las edades en: primera o activa, segunda o semiactiva y tercera o inactiva. A su vez a estas edades le corresponden dos momentos a la primera y la segunda y una fase a la tercera.

CINTA:

Película de celuloide que contiene imágenes

CINTA MAGNETICA:

Película flexible con revestimiento ferromagnético que sirve para la grabación magnética.

CLASE AUDIOVISUAL:

Es aquella clase en la cual se encuentran los documentos audiovisuales, tales como fotos, filmes, diapositivas. cassettes, y otros de su misma naturaleza.

CLASE DOCUMENTAL:

Es el medio o soporte por el cual se transmite el mensaje. Podemos distinguir por su clase los documentos textuales, gráficos. audiovisuales y legibles por máquina

CLASE GRAFICA:

Es aquella clase documental en la cual se encuentran los mapas. planos y croquis.

CLASE TEXTUAL:

Es aquella clase en la cual se encuentran los documentos textuales tanto manuscritos como mecanografiados.

CLASIFICACION:

Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y series, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta la estructura orgánica de la institución.

CLASIFICACION POR ACCIONES:

Es el sistema de clasificación donde los elementos primordiales a tomar en cuenta son las actividades sustantivas y facilitativas.

CLASIFICACION POR ASUNTOS O MATERIAS:

Es el sistema de clasificación donde el elemento primordial será el asunto al que obedece el contenido sustantivo del documento.

CLASIFICACION POR ESTRUCTURA ORGANICA:

Es aquel sistema en el cual los documentos son agrupados tal y como fueron producidos, reflejando claramente la organización de las instituciones, con todos sus departamentos, secciones o unidades administrativas, respetando así el principio de procedencia.

CLASIFICAR

Acción de separar o dividir un conjunto de elementos, estableciendo clases, categorías o grupos

CODIFICACIÓN:

Número que se asigna a los documentos para identificarlos y localizarlos en los depósitos.

CÓDIGO:

Signos convencionales a los que se les asigna una determinada materia o asunto y que se utilizan para la clasificación, identificación y localización de documentos. Se estructura en base a letras, números o la combinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación alfabética, numérica o alfa-numérica

CÓDIGO DE BARRAS:

Serie de datos numéricos o alfanuméricos codificados en forma de líneas o barras finas y gruesas, que sirve para identificar un producto o un objeto. El código se descifra utilizando un lápiz luminoso de fibra óptica para la lectura. En las bibliotecas automatizadas, se suelen equipar con códigos de barras los documentos y los carnets de los lectores

COLA:

Solución gelatinosa que se emplea como adhesivo y en la preparación de una superficie -soporte para imprimir y pintar. Translúcida y pegajosa, se hace generalmente cociendo raeduras de pieles, huesos, tendones y cartílagos, de piel, de bovinos, de conejo, de pergamino -cordero-, y de peces -esturión-). También hay colas de origen vegetal como la goma arábiga y almidones que se emplean principalmente en la restauración de textiles y papeles.

COLECCION:

Reunión artificial de documentos formada por un individuo, familia o institución.

http://www.sorli-ediciones.com/tabulamericae.htm

COMISION NACIONAL DE SELECCION y ELIMINACION DE DOCUMENTOS:

En Costa Rica es el Órgano asesor de la Dirección General de Archivo Nacional, instituido por la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, para emitir criterios de valoración en cuanto a los documentos de conservación permanente.

COMPETENCIA:

Se refiere a las atribuciones de las entidades y sus unidades administrativas. Importantes de conocer para la clasificación de un fondo documental.

COMUNICACIONES

concepto histórico de carácter alusivo, característico de la fase de los documentos semiactivos no epistolares dentro del proceso administrativo

CONFIDENCIAL:

Documentos que no pueden ser divulgados a todos los usuarios (por motivos políticos, morales, de seguridad, etc.).

CONSERVACION:

El mantenimiento de los documentos en buenas condiciones físicas, a fin de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que se albergan

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:

Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.

CONSERVACIÓN PREVENTIVA:

(1) Cualquier acción tendiente a disminuir el posible deterioro de un objeto. (2) Conjunto de acciones de la conservación o cuidado de las colecciones dirigidas a evitar al máximo que las condiciones medioambientales y de riesgo que puedan causar daño al objeto. Ej: Reducir la luminosidad en una exposición de documentos.

CONSERVACIÓN CURATIVA:

Conjunto de acciones tendientes a corregir el deterioro físico o químico de los fondos y colecciones.

CONSULTA:

Acción de buscar la información contenida en los documentos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Derecho de los ciudadanos (y usuarios específicos) a consultar los documentos emitidos o custodiados por la entidad dentro del marco de ley y sus disposiciones administrativas

CONTENIDO SUSTANTIVO:

Es el asunto o tema central de la información contenida en el documento.

COPÍA:

(1) Todo documento que no es original, sino réplica del mismo. (2) reprografía puntual de un documento

COPIA AUTENTICA:

Es aquella copia que se autentica legalmente, también se conoce como copia certificada.

COPIA AUTENTICADA

Es la copia (reprografiada) de un documento y refrendada por un funcionario competente para revestirla de ciertas formalidades establecidas por la legislación vigente y que le confieren la fuerza jurídica del original (veáse copia auténtica)

COPIA DE SEGURIDAD:

Reproducción en microformas de los documentos de valor especial, por si estos se perdieran o dañaran.

CORCHETE:

Signo que se usa en la trascripción de documentos [ ].

CORRESPONDENCIA:

Tipo documental. Intercambio escrito de cartas, que pueden ser internas o externas.

CUADRO DE CLASIFICACION:

Conjunto de normas o procedimientos integrados por un manual sobre la clasificación de un fondo documental.

Se elabora por cada unidad orgánica (sección). Sirve para:

Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica.
Determinar las series priorizando el asunto que trata.
Codificar la sección y la serie en forma correlativa
Programa de Control de Documentos (PCD) .- Es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce y recibe una entidad pública precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo.

Ejemplo de un cuadro de clasificción Achivo Nacional Costa Rica

CURSOGRAMA

Representación gráfica e icónica simplificada que refleja la trayectoria de una actividad, con el fin de facilitar el conocimiento de la tramitación.

CUSTODIA

Responsabilidad jurídica (temporaria o definitiva) del cuidado, protección y conservación de documentos de los cuales no se conserva la propiedad

CUSTODIAR:

Guardar y cuidar un bien documental.