Glosario Archivistico


DATA:	Es la que nos permite colocamos en un espacio y en un tiempo (La sigla s/d significa sin data).

DATA CRONICA	refierase al elemento intrínseco de un documento que permite la identifiación temporal de su producción (día, mes y/o año)

DATA TÓPICA	Elemento intrínseco de un documento que permite la identificación del local o entidad productora

DERECHO A PRIVACIDAD	Derecho que asegura a los individuos la reserva de información de naturaleza privada y/o personal, contenida en los documentos.

DEPOSITO:	Local destinado para conservar y mantener en buen estado físico los fondos y colecciones documentales.

DEPÓSITO DE ARCHIVO:	Local especialmente equipado y destinado para la conservación de los documentos de archivo.

DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS:	Destrucción del documento al cumplirse los plazos de conservación y carecer éste de significación histórica.

DESCRIPCION:	La parte de la tarea archivística que engloba las diversas actividades desplegadas por el archivista para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.

DESCRIPCIÓN archivística	Representación de los documentos de archivo mediante elementos que permiten la identificación localización y control de los mismos

DESCRIPCION documental:	Proceso que consiste en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las series documentales. El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en toda transferencia documental donde se registran las series documentales producidas y recibidas por cada unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones.

DESCRIPTOR:	Palabra clave que sirve para ordenar y localizar documentación e información.

DESINFECCIÓN:	Tratamiento químico que se hace a los documentos para destruir los gérmenes nocivos, evitando su desarrollo.

DESGLOSAR	Extarer documentos de una unidad documental múltiple

DESTRUCCION:	Eliminación material de los documentos sin que medie una selección previa.

DETERIORO:	Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

DIAPOSITIVA:	Fotografía positiva que se encuentra en un marco que sirve para protegerla.

DIGITALIZACION:	Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador

DIPLOMA:	Título Imperial o Real, autorizado con el sello y las armas de un soberano.

DIPLOMATICA:	Ciencia que tiene por objeto el análisis y estudio de los documentos y sus características, tanto internas como externas, para definir su autenticidad.

DISCOS OPTICOS	Soportes o medios de almacenamiento que son o pueden ser grabados mediante óptica digital o magneto-óptica digital. Son discos ópticos los CDs, DVDs, los Blu-ray, HD-DVD, etc.

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS:	Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO DE DATOS	Los dispositivos o unidades de almacenamiento de datos son dispositivos que leen o escriben datos en medios o soportes de almacenamiento electrónico, realizan las operaciones de lectura o escritura de los medios o soportes donde se almacenan o guardan, lógica y físicamente, los archivos de un sistema informático, Entre ellos tenemos los siguientes: CD-DVD (ROM –RW), disco magneto-óptico, tarjetas de memoria, memorias flash

DISQUETE:	Dispositivo de alamacenamiento de datos es un disco magnético flexible de pequeña dimensión y cubierto de una protección.

DOCUMENTACION:	Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.

DOCUMENTO:	(1) Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito, que dé testimonio de una época, una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte en que se encuentre. (2) Representación de la información sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, la grabación u otro medio en cualquier portador. (3). - Escrito que sirve para justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurídico el documento es un testimonio escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y que tiene por fin un acto jurídico.

DOCUMENTO ACTIVO	Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

DOCUMENTO apócrifo	Documento del que se desconoce su origen productivo (quién lo escribió o rubricó)

DOCUMENTO DE ARCHIVO:	Testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible ( directo o por máquina), que posee información y que ha sido producido o recibido en función de las actividades de una entidad o particular.

DOCUMENTO Electronico:	Documento producido, recibido o reunido por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad, de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica; que se conserva y transmite también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción (Principios Archivisticos), con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

DOCUMENTO DE APOYO:	Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

DOCUMENTO DE VALOR ESPECIAL:	Documento único por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y cuyo valor permanente para la dirección del Estado, la defensa, las relaciones internacionales, las investigaciones científicas u otras actividades prioritarias para el país, lo convierte en un documento especialmente valioso.

DOCUMENTO DE VALOR HISTÓRICO:	1) Aquel cuya singularidad lo convierte en patrimonio de la nación. 2) Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para el Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:	Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos. Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales

DOCUMENTOS AUDIOVISUALES	Son aquella producciones que comprenden imágenes y sonidos integrados de manera relacionada -bajo un formato o sistema definido- e incorporados a un soporte específico y que: a-) su grabación, transmisión, percepción y legibilidad requiere generalmente de algún equipo tecnológico, b-) su contenido visual y/o sonoro tiene una duración lineal y c-) su propósito es la comunicación de ese contenido.

DOCUMENTOS especiales	Dícese de aquelos documentos compuestos por generos documentales no textuales (veáse documentos audiovisuales)
DOCUMENTOS especiales	De Registro visual (con o sin banda sonora), independientemente de su soporte físico, proceso de registro, sistema y/o formato técnico de grabación; por ejemplo películas, microfilms, diapositivas, cintas magnéticas, videogramas, laserdiscs, CD-Rom, a) realizados para difusión pública a través de la radio o la TV, por medio de proyección en pantalla o por cualquier otro medio, b) realizados para ser puestos a disposición de un destinatario. de Registro sonoro, independientemente de su soporte físico y proceso de registro o sistema de grabación, por ejemplo cintas magnéticas, discos, bandas sonoras u otros.

DOCUMENTOS LEGIBLES POR MAQUINA:	Documento cuya información sólo puede ser recuperada por dispositivo mecánico.

DONACION	Entrada de documentos a un archivo como resultado de la sesión gratuita de su propiedad por personas físicas o jurídicas

DOSSIER:	Conjunto de documentos agrupados en razón de su afinidad temática sin que respondan a una norma de procedimiento.

DUPLICADO	Segundo ejemplar o repetido literal del mismo, puede ser simple o autenticado

DUPLICAR:	Consiste en la reprografía (reproducción) de documentos.