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Letra D
DATA: Es la que nos permite colocamos en un espacio y en un tiempo (La sigla s/d significa sin data).  
     
DEPOSITO: Local destinado para conservar y mantener en buen estado físico los fondos y colecciones documentales.  
     
DEPÓSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y destinado para la conservación de los documentos de archivo.  
     
DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS: Destrucción del documento al cumplirse los plazos de conservación y carecer éste de significación histórica.   
     
DESCRIPCION: La parte de la tarea archivística que engloba las diversas actividades desplegadas por el archivista para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.  
     
DESCRIPCION documental: Proceso que consiste en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las series documentales.
El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en toda transferencia documental donde se registran las series documentales producidas y recibidas por cada unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones.
   
DESCRIPTOR: Palabra clave que sirve para ordenar y localizar documentación e información.  
     
DESINFECCIÓN: Tratamiento químico que se hace a los documentos para destruir los gérmenes nocivos, evitando su desarrollo.  
     
DESTRUCCION: Eliminación material de los documentos sin que medie una selección previa.  
     
DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.  
     
DIAPOSITIVA: Fotografía positiva que se encuentra en un marco que sirve para protegerla.  
     
DIGITALIZACION: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador  
     
DIPLOMA: Título Imperial o Real, autorizado con el sello y las armas de un soberano.  
     
DIPLOMATICA: Ciencia que tiene por objeto el análisis y estudio de los documentos y sus características, tanto internas como externas, para definir su autenticidad.  
     
DISCOS OPTICOS Soportes o medios de almacenamiento que son o pueden ser grabados mediante óptica digital o magneto-óptica digital. Son discos ópticos los CDs, DVDs, los Blu-ray, HD-DVD, etc. CDS
     
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.  
     
DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO DE DATOS Los dispositivos o unidades de almacenamiento de datos son dispositivos que leen o escriben datos en medios o soportes de almacenamiento electrónico, realizan las operaciones de lectura o escritura de los medios o soportes donde se almacenan o guardan, lógica y físicamente, los archivos de un sistema informático, Entre ellos tenemos los siguientes: CD-DVD (ROM –RW), disco magneto-óptico, tarjetas de memoria, memorias flash unidades alamacenamiento
     
DISQUETE: Dispositivo de alamacenamiento de datos es un disco magnético flexible de pequeña dimensión y cubierto de una protección. DISQUETE
     
DOCUMENTACION: Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.  
     
DOCUMENTO:

(1) Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito, que dé testimonio de una época, una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte en que se encuentre. (2)  Representación de la información sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, la grabación u otro medio en cualquier portador. (3). - Escrito que sirve para justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurídico el documento es un testimonio escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y que tiene por fin un acto jurídico. 

  
     
DOCUMENTO ACTIVO Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.  
     
DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible por máquina, que posee información y que ha sido producido o recibido en función de las actividades de una entidad o particular.

  
     
DOCUMENTO Electronico: Documento producido, recibido o reunido por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad, de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica; que se conserva y transmite también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción (Principios Archivisticos), con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.  
     
DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.  
     
DOCUMENTO DE VALOR ESPECIAL: Documento único por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y cuyo valor permanente para la dirección del Estado, la defensa, las relaciones internacionales, las investigaciones científicas u otras actividades prioritarias para el país, lo convierte en un documento especialmente valioso.  
     
DOCUMENTO DE  VALOR HISTÓRICO: 1) Aquel cuya singularidad lo convierte en patrimonio de la nación. 2) Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para el Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.  
     

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos. Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales  
     
DOCUMENTOS LEGIBLES POR MAQUINA:

Documento cuya información sólo puede ser recuperada por dispositivo mecánico.

  
     
DOSSIER: Conjunto de documentos agrupados en razón de su afinidad temática sin que respondan a una norma de procedimiento.  
     
DUPLICAR:

Consiste en la reproducción de documentos.